如何预防外出收账员工贪污,挪用货款

如何预防外出收账员工贪污,挪用货款

对账，收账员工回来之后及时与相应的客户进行对账，发函证核对应收金额，已收金额

制定规则，限定收账员工的权限，外出收账只具有催款功能，而相应的客户需要把钱打入公司账户，收账人员不能碰钱

事后处理措施，严惩相关的当事人，扣钱、通报、开除并则，必要时追究法律绝巧棚责任

公司只有制度化、流程健全之后，才能避免这样宽森的事情发生

如何合理的进行应收账款的风险控制

所谓风险控制，是指在风险识别和风险评估的基础上，针对企业所存在的风险因素，积极采取控制措施，以消除风险因素或减少风险因素的危险性，在损失发生前，通过采取措施，降低了损失发生的可能性；在损失发生后，将损失减小到最低限度。

风险控制措施可以分为5种：避免风险、预防风险、降低损失、转移风险和承担风险。在损失发生前，我们可以避免、预防或转移风险，避免发生损失；在损失发生时和发生后，我们可以采取措施降低损失或承担损失,下面依次介绍。

1、避免风险

避免风险又称规避风险。经过风险评估后，我们将某客户评估为高风险，那么我们可能就不给其赊销，这样就规避了风险。不过在运用这一措施的时候，需要注意以下三点：(1)当风险很高或者管理风险的成本极高时，规避风险是合适的；(2)有些风险是不可避免的，比如说由于全球性的石油危机导致运输行业经营困难,或者是像我国2003爆发的SARS疫情导致旅游行业的不景气；(3)不愿意承担风险，就没有销售的机会，不能有风险就规避，现在只接受现金交易的企业是很鲜见的。全球最大应收账款管理公司邓百氏RMS总裁叶博礼�6�1戴维这样说过：“不联系管理的风险只表现为一种危险，联系管理行为认识的风险就是一种价值，是社会价值的一种重新分配，某个管理者的这种管理水平越强，他所获得的回报就越高。”因此，我们不能因噎废食，应收账款虽然有风险，但是我们轮知可以有选择地接受风险，从而获得与风险相匹配的收益。

2、预防风险

预防风险不同于规避风险，并不强调降低风险至零。预防风险就是要降低发生损失的可能性，通过风险评估，我们将可以划分特定企业的风险等级，如果能够只和一些低风险的客户交易，那么企业应收账款的综合风险将会大幅度降低,但是如何才能有这种选择的余地呢？要知道,现在很多企业能找到客户就不错了,哪里还敢挑选客户啊！我想，应该从营销活动中找答案。

营销管理哲学大体上有5种观念：生产观念、产品观念、推销观念、市场营销观念和社会营销观念[ii]。在我国，大部分的企业还停留在产品观念和推销观念上，如果企业能够采用市场营销观念，把市场的需要放在首位，生产出满足消费者的产品，就能够获得较强的竞争力，从而争取到低风险的客户，另外，产品如果获得终端消费者的认可，客户也能尽快地将产品销售出去，就能够尽快的收回货款。

在进行风险识别的时候,我们发现很多风险其实是来源于企业销售收款相关的内部控制制度不健全，因此如果加以改善,可以减少很多风险,2002年国家财政部出台了《内部会计控制规范—销售与收款(试行)》及《财政部关于建立健全企业应收账款管理制度的通知》来指导和规范企业的销售和收款行为,企业应该在这些法规的引导下,建立健全相关的内部控制,比如:

(1)严格赊销审批制度。

严格的审批手续可以预防销售人员有意识的赊销，从中牟取私歼桐春利,造成企业的损失。在签订销售合同前,信用部门或信用岗位要按照有关合同管理的规定，详细审查对方的主体资格、经营范围、资信及履约能力等情况，并经由企业法定代表人或财务经理审阅合同文本，并由企业法律顾问对合同的合法性、严密性进行审查，确保合同规范有效,预防出现交易纠纷或者遭受商业欺诈。

(2)定期核对

财务部门定期与销售部门核对回款记录，重点监控出现到期而没有对方签字的应收账款，并及时采取措施处理，避免出现不受法律保护的债权纠纷。

3、降低损失

当企业有好的投资机会,此时却由于很多应收账款未能及时收回,没有足够的资金时，可以利用应收账款进行融资,主要有以下四条途径:

(1)应收账款证券化

在我国，因为现行资产证券化法律制度不健全，实行应收账款的证券化时机还不成熟。不过一些外贸出口企业，有实施出口应收账款跨国证券化，它是指将出口销售形成的应收账款经过组合包装出售给国外的特殊目的载体（specialpurposevehicle,即SPV）,由其经过信用增级，从而在国际资本市场上发行资产支持债券，提前收回应收账款的一种融资方式。

(2)应收账款的抵借

应收账款的抵借是将企业的应收账款作为抵押品向银行获得借款的一种融资方式,分为整体抵借和特氏耐定抵借。尤其使用于中小型企业,因为中小型企业的信用地位与社会地位使其不但难以进入直接融资市场,间接融资也是困难重重,客观上制约了中小企业在经济中优势的发挥。应收账款的抵借能够满足中小企业的资金需求,加速应收账款的周转率。

(3)委托专业机构追讨或采取仲裁、法律诉讼的形式

当应收账款已经发生较大的损失时,企业应该尽快与债务方商讨,必要时进行债务重组。当债务企业破产时,应积极参与债权的申报以及追讨,切勿错过追逃的最佳时机。对于有能力付款却恶意拖欠的,企业自己追讨一段时间后仍没有实质性的效果，可以委托专业机构追讨应收账款，由其代理行使债权人的追讨工作，当然如果还不行，就只好应用仲裁或法律诉讼来捍卫自身的正当权益了。

（4）在合同中约定所有权保留条款

根据我国《合同法》第134条规定：“当事人可以在买卖合同中规定买受人未履行支付价款或其他义务的，标的物所有权属出卖人。”[iii]这样，只有客户在付清全部货款时，才能取得货物的所有权，即使客户破产了，由于该货物的所有权仍然属于企业，不会作为破产财产，从而很大程度上保障了应收账款的安全。

4、转移风险

当企业不愿意为某些应收账款承担风险时，就要考虑如何将风险转移掉，金融机构以其信息资金的优势，可以参与到企业应收账款的处置中来，通过主动承担风险，参与企业所创价值的分配，只要有以下两种方式：

（1）应收账款的无追索权让售

就是把应收账款作为商品卖给金融机构，从而将风险转移掉。而在我国，一些商业银行大都只接受有追索权的应收账款融资业务，但这是一个很好的开始，我认为，在不久的将来，我国将会出现一批专门从事应收账款经营的公司，商业银行的业务也将不仅仅局限于有追索权的应收账款融资业务。

（2）为特定的应收账款上保险

目前，我国的保险业尚未开展这个业务，但是我相信，有风险的地方就会有保险，保险业为应收账款提供保险是迟早的事。

（3）取得第三方担保

当某客户被评价为高风险等级时,企业一般只与其进行现金的交易,但是如果有第三方愿意为其提高担保,承担连带责任的话,我们也应该考虑对其采用赊销，一旦发生损失,我们可以对第三方进行追讨。

5、承担风险

在前面提到的风险评估时,企业往往根据客户的信用状况及有关资料，为每个客户评定风险等级，以此为每一客户设定信用额度，这便是企业愿意对某一客户承担的最大的赊销风险额。在日常业务中，企业可以连续地接受某一客户的订单，只要对该客户的赊销额不超过其信用额度，就可以对其办理赊销业务；一旦超过信用额度，除非经企业有关部门批准，否则不能再对该客户提供赊销。它虽然不一定能够提高客户付款的及时性，但它可以限制客户不付款引起的损失。企业应随着市场销售情况和客户信用情况等变化，企业可能和愿意承担的赊销风险的变化，定期对客户的信用额度重新加核定，使信用额度保持在企业所能承担的风险范围之内。

前面在讲到降低损失时,提到当客户破产时，企业应该积极参与到债权的申报追讨,但前提是符合成本效益原则,如果能够讨回的应收账款低于所付出的费用,那么企业应该放弃这个债权。企业可以在进行赊销的时候,把客户未能获得的现金折扣汇集起来，从销售人员的业务提成中划出一定比例的金额，设立一个风险补偿基金,抵消应收账款损失的不利影响。

1.应收账款追踪分析。市场供求关系瞬息万变，客户以赊销方式购入商品后，客户所赊购的商品能否顺利地实现销售与变现，履行赊购企业的信用条件，取决于以下几个方面：市场供求状况；客户的信用品质；客户的现金持有量与调剂程度。但不管何种原因，每一笔赊销业务发生后，为了按期收回应收账款，顺利地完成从商品到货币的转换过程，防止应收账款遭受拖欠甚至发生坏账损失，都需要对应收账款的运行过程进行追踪分析。

2.定期分析应收账款账龄，及时收回应收账款。企中念业应收账款发生的时间不一，有的尚未超过信用期，有的已经逾期。一般来讲，逾期时间越长，越容易形成坏账。所以财务部门应定期分析应收账款账龄，向业务部门提供应收账款账龄数据及比率，催促业务部门收回逾期的账款。财务部门和业务部门都应把逾期的应收账款作为工作的重点，分析逾期的原因：客户的信用品质发生变化了吗？还是因为市场变化，客户赊销商品造成库存掘哗积压？客户的财务资金状况因什么原因恶化？等等。考虑每一笔逾期账款产生的原因，采取相应的收账方法。

3.实行滚动收款。根据每一笔应收账款发生时间的先后滚动收款，可以及时了解客户赊购商品的销售动态，及时了解客户的财务资金状况，及时处理有关业务事宜，还可以减少对账的工作量。

4.建立坏账准备金制度。无论一个企业的货款回收政策制定得多么完善，落实得多么彻底，在市场经济条件下，坏账损失仍然是无法避免的，有的是因为债务人发生重大自卖散困然灾害，有的是因为债务人破产，有的是因为债务人突然死亡，有的是因为债务人涉及诉讼案件，有的是因为新实施的法律法规对债务人不利，有的是因为市场供求发生变化、商品供过于求等等原因而导致债务人财务状况暂时或长期的恶化。这些都会导致该项应收账款部分或全部无法收回。因此，按照财务谨慎性原则要求，应根据账龄逾期的程度或应收账款的总额合理地估计坏账的风险，并建立坏账准备金制度。当发生坏账时，用提取的坏账准备金抵补坏账损失。

为防范风险，不能为了完成经营指标只重视销售，必须加强应收账款管理，按时足额收取应收账款：

⑴加强应收账漏闭亮款管理，必须得到公司最高管理层的高度重视和大力支持

以成都建工混凝土工程有限公司为例，具体做法是成立以公司总经理挂帅、总会态铅计师负责的应收账款管理团队。下辖具体应

收账款责任人、部门经理、财务部应收账款会计、债权管理部人员。具体责任人负责申请出具发票、收款；部门经理负责监督指导；财务部应收账款会计负责应收账款的跟踪、分析和考核；债权管理部负责债权的维护和管理。这样做的结果是：从应收账款准备、形成到收回的整个流程中，都有相关人员各司其职，从而保证应收账款能够快速、安全地收回。并采取每周开会的形式，对存在的问题进行综合解决，降低了沟通成本。

⑵加强应收账款管理，必须建立一个简明、有效、公正的考核机制

直接同责任人的经济利益挂钩，做到规则简明、有奖有罚，赏罚有据、赏罚有度。这就需要分析公司应收账款的回收周期，回收周期的延长而产生的机会成本、管理成本，从而制定出切合实际的奖励措施。公司通过按客户分解落实回收目标任务，并严格考核，奖罚分明，将收回欠款和控制呆坏账纳入绩效考核，调动催讨人员的积极性和效果。

⑶加强应收账款管理，必须理顺其内部控制的流程及流程实施的控制

应收账款风险是指由于企业应收账款所引起的坏账损失、资金成本和管理成本的增加。应收账款的风险与应收账款的规模成同比例增长，企业利用商业信用实现的销售额越大，承受的应收账款风险就越高。因此，对应返宽收账款还进行有效风险控制，增强风险意识，制定防范措施，是现代企业经营与财务管理的一项重要内容。

资金是企业运行的血液，资金管理水平则是衡量企业健康运行的重要指标。企业在筹资、投资和资金营运等活动中，常常面临着资金管理风险，即由于各种难以预料或无法控制的因素，使企业在一定时期、一定范围内达到的资金管理成果与预期的资金管理目标发生偏差，从而使企业蒙受经济损失的风险，主要表现为资金运行低效、资金管理不善乃至资金链断裂等负面现象。

 

在建筑企业的生产经营活动中，资金管理可分为资产管理和负债管理两部分，前者涉及应收账款、货币资金等管理，后者涉及应付账款、预收账款等管理。其中，应收账款风险和是应付账款风险是建筑企业资金管理风险的主要来源。

 

一、应收账款风险分析

 

应收账款是建筑企业在经营过程中因提供新建、扩建、改建、劳务等业务，应向购买单位收取的款项。作为建筑企业流动资金的重要组成部分，应收账款也是构成资金管理风险的关键因素。

 

在企业流动资金总额一定的情况下，若资金过多占用在应收账款项目上，一方面会提高应收账款的机会成本，造成资金周转率的下降；另一方面会增加应收账款的管理成本，影响资金利用效率。尤其在企业难以完成项目结算回款、应收账款无法收回或收回可能性极小的蔽御模情况下，应收账款风险还会转化为坏账损失风险，进一步影响企业运营质量。以其他应收款中的保证金为例，实践中常见的保证金到期不予返还以及拒绝退还，分别构成了应收账款风险和坏账损失风险，都会导致资金运转吃紧，影响建筑企业下一步的生产经营。

 

 

统计数据显示，2019年上半年建筑行业应收账款及票据余额达10689亿元，与2018年底的数据基本持平。考虑到建筑行业经营业绩的季节性特点，由于第四季度是大多数建筑企业的应收账款回款高峰期，因而随着年底回款，行业整体应收账款风险将趋向可控。

 

为进一步降低资金管理风险，建筑企业应加强应收账款管理，通过合理计提坏账、增加清收力度等措施，降低应收账款和逾期应收账款在流动资金中的占比。

 

 

 

二、应付账款风险分析

 

应付账款是建筑企业在经营过程中因购买建筑材料、支付机械设备租金及分包工程款等业务，应向售卖单位支付的款项。作为建筑企业流动负债的主要组成部分，应付账款也是构成资金管理风险的重要因素。

 

在企业流动负债总额一定的情况下，若负债过多集中于应付账款项目上，一方面会影响银行授信额度审批，加大企业融资成本；另一方面可能影响新项目投标，企业在业主资信审查和投标保证保险核保中都会面临较大挑战。长期来看，这也会加大资金链断裂风险，威胁建筑企业生存和发展。

 

 

统计数据显示，2019年上半年建筑行业资产负债率达75.86%，未能维持2014-2018年间持续下降的良好趋势。这意味着，在建筑企业的资金中，来源于债务拆兄的资金远高于来源于所有者的资金，建筑行业负债规模呈增长态势。

 

 

 

另一方面，2019 年上半年建筑业总资产周转率为5.04次，降至近五年最低水平。而在生产经营规模等因素已确定的条件下，资金周转越慢、资金周转率越低，所需要的资金量就越大，这也加剧了大规模债务的负面影响，进一步导致建筑企业日常支付能力减弱、偿债能力降低。

 

 

 

为降低资金管理风险，建筑企业应加强应付账款管理，建立健全应付账款事前内部控制、事后帐龄分析制度。另一方面，建筑企业应积极优化资产负债结构，落实结构性“去杠杆”政策。

 

 

三、建筑企业资金管理风险与疫情应对

 

近期在疫情影响下，建筑企业普遍面临应收款项收回滞后、应付款项支付困难的挑战，资金管理风险有所抬头。

 

 

 

值得注意的是，针对应收账款中的保证金，近日《住房和城乡建设部办公厅关于加强新冠肺炎疫情防控有序推动企业开复工工作的通知》及《住房和城乡建设部办公厅关于印发房屋市政工程复工复产指南的通知》先后强调：工程建设领域保证金到期应当及时予以返还；疫情防控期间新开工的工程项目，可暂不收取农民工工资保证金。

 

另外针对应付账款，两则通知也要求“加快清理政府部门和国有企业拖欠民营企业账款”。一方面避免形成新的拖欠，通知要求建设单位按照合同约定按时足额支付工程款，不得拒绝或拖延办理工程结算和工程款支付；另一方面为建立防范拖欠长效机制，通知严禁政府和国有投宏缓资工程以各种方式要求企业带资承包，切实减轻企业资金负担。

 

对于建筑企业而言，转移、分担、防范和化解资金管理风险，降低负面现象对企业运营的影响是重要的存续前提。另外在“防风险、降杠杆”的政策推动下，优化资金管理、转变高负债经营模式，也逐渐成为企业发展的重要前提。建筑企业应加强应收账款与应付账款管理，全面提高企业资产周转率和运营质量，并降低坏账风险和融资成本，最终增强企业核心竞争力。